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实现远程办公

    技术：在过去十年中，支持远程和/或分布式团队工作者的技术已取得了显著的进展。在上世纪90年代早期到中期，当时最现代化的在家工作体验由两条电话线（一条用于调制解调器拨号）和一台PC（用于收发电子邮件和运行生产力应用程序）组成，而如今，远程工作者能够使用他们在办公室中使用的几乎所有基于PC和服务器的工具，以及促进和帮助远程协作的新技术。

　　为了更好地了解需要些什么才能支持远程工作，18位受访者（其组织鼓励远程办公或实施了相关策略） 按优先次序列出了必需的技术，如下所示：

　　1. 安全高速的Internet 接入，供其访问组织的信息/关键应用程序使用。该要求分为三个方面：a) Internet 带宽，通常为电缆或更高端的DSL连接；b) 数据安全性，通过应用程序（例如Microsoft Exchange 2007）中的加密算法或VPN连接来实现； c) 使远程工作者透明地访问他们在办公室设备中使用的相同资源（如电子邮件、文件共享和工作流应用程序）的能力。

支持远程办公的技术

　　2. 业务电话，最好与组织的PBX有逻辑连接，以便它能够透明地作为工作者的办公室分机工作。我们发现业务电话并不是排在第一位的技术需求，这非常有趣；可能这是因为安全的数据连接无可替代，而业务电话可以在必要时由手机或住宅电话来替代吧。某些组织使用基于PC的VoIP软电话，这使它们可以借助Internet连接通过接入PC的耳机访问组织的电话系统。这样做有许多优点：a) 组织无需支付另一条电话线的费用；b) 通过应用程序（或者VPN连接）加密电话对话； c) 可以将PC软电话与其他基于PC的通信工具相集成。

　　3. Web会议访问，以便参加会议，与同事和组织外部的人员共同研究文档、演示文稿和其他可视的观点。在短短几年内，Web会议作为虚拟的等效形式进入到员工的办公室，让员工通过看着PC屏幕来参加会议，其有效性已得到证实，其附加的功能包括应用程序共享、白板、增强的管理工具、分发会议材料的能力、录制和播放会议的能力等等。

　　4. 即时沟通沟通访问，以便与团队和同事保持紧密联系。即时沟通已在广大用户中证明了其价值，它迅速获得商务用户的青睐，用于组建独立于地理位置的工作团队。状态（查看某人是否在线和空闲的能力）已成为人在办公室中开着办公室门的虚拟等效形式，而且已成为在远程工作时必不可少的工具。随着工作日适应全球经济的变化，状态也变得非常重要，当任意两个或更多的人均可能空闲时，状态是促成人们进行交互的工具。

　　列出的其余支持技术包括音频会议、文档库（例如Microsoft SharePoint服务器）访问和视频会议。Harris Interactive为微软公司对“财富1000强”的执行官进行了一项综合调查，在调查中列出视为非常重要的其他技术，其中包括语音邮件（其数量在以后可能会下降）和传真（在可预见的未来显然将继续是常用的商务工具）。

　　在考虑是否要使用这些技术，以支持远程办公者及分布式工作者或移动工作者时，安全性是一大主要顾虑。如果整个工作日都是在物理设施中度过的，那么必须能够轻松地监控安全性。但这真能办到吗？一个值得注意的反面现象是，随着Internet时代的降临，物理设施的安全性受到种种不良企图的挑战，例如在未经授权的情况下访问电子邮件、电话通话和服务器数据。

　　实际情况是，安全性的优劣取决于整个信息路径上部署的身份验证系统、防火墙和语音/数据加密。如果这些系统是在服务器级别上实施的，那么，远程工作将不会显著增加安全风险。VPN访问是一个可以用于加密语音和数据通信的方案，但也可以将加密技术集成到每个远程应用程序本身中（电子邮件、VoIP、Web 会议、IM/状态），这种备选方案更易于实施，而且效果显著，不会带来VPN连接的复杂性。

　　身份验证（确保登录到系统的人员身份真实）成为更大的问题，但可以使用多项功能减轻此风险。“单一登录”系统有助于确保在多种应用（包括在便携式PC上解除数据锁定）中进行统一的身份验证，且可以记录所有异常活动。现在可以买到廉价的生物特征识别设备，它们要求提供指纹才能登录系统。如果注意到某个同事有违常规地处于在线状态，只需一个简短的IM对话就能确定此人与其宣称的身份是否相符。

　　有必要为远程办公者选择并部署一组标准工具，这些工具的核心是配发给信息工作者的计算工具。工具的标准化将帮助团队形成自我支持的能力，减少对24*7支持的需求。当然，在需要时应能通过 即时沟通找到这些支持人员。

　　成功的远程办公计划会关注细节。它们不仅考虑标准的家庭办公部署套装，这其中至少应包含便携式计算机、提供所有必需应用程序的标准软件分发、电话或VoIP软电话，以及高速网络接入。能为信息工作者提供帮助的一切事项都在它们的考虑范围之内。其他有用的项目包括USB耳机和网络摄像头，在一些情况下还包括优质的USB扬声器电话。我们接触过的一个组织甚至还在部署套装中配发符合人体工程学设计的高质量办公椅。

　　Microsoft为远程办公提供的统一沟通解决方案Microsoft提供集成的软件产品和配套的会议服务，使分散在各地的团队、移动工作者和远程办公者能够在他们喜爱的环境中进行沟通和协作。此方案设计为一种集成的产品，旨在无缝地扩展可能已部署的Microsoft产品的功能，以及满足为了随时随地有效工作所需满足的独特需求。

安全的电子邮件访问

　　Microsoft Exchange Server 2007和Microsoft Outlook 2007提供端到端的加密访问（服务器到客户端），从而消除了支持和配置VPN的麻烦和费用。为了预防数据丢失，Exchange能在服务器上完整备份每个用户的电子邮件，并自动管理不同PC（办公计算机、便携式计算机、家用计算机等）之间的电子邮件同步。为了移动地读取电子邮件，Exchange包含Outlook Web Access，用于通过任何具有Web浏览器和Internet连接的PC安全地访问电子邮件。

商用质量的VoIP电话和集成的IM和状态

　　Microsoft Office Communication Server (OCS) 为远程工作者提供两个重要的功能。通过使用VoIP技术，OCS有效地取代和/或扩展了工作者的办公电话的功能——使用连接到PC的耳机和基于软件的电话应用程序。所有语音通信均经过加密，并通过在访问数据时所用的相同Internet连接来安全发送。电话的使用（包括拨打和接听电话）与在办公室中完全一样。OCS另外还提供了即时沟通和状态，这是远程工作者的生命线。状态普遍体现在Microsoft应用程序中，它指示工作者何时可以与同事协同工作；即时沟通不仅包括打字聊天，而且还可以升级为通过单击鼠标来添加语音和视频以及共享桌面。 

Web及视频会议

　　Microsoft Office Live Meeting允许在个人或一大群人之间实时地与同事、客户和合作伙伴协同工作。设计了专用的功能，供演示材料、在白板上进行协作和编辑文档之用。通过使用Live Meeting和Microsoft Roundtable在会议室中与同事举行视频会议，使远程办公者可以360 度环视会议室中的所有人，从而为沟通和交流观点增添更丰富的背景。 

团队工作区和文档库

　　Microsoft Office SharePoint Server管理组织的内容并允许团队进行协作。任何团队成员均可以安全地访问文档以进行远程编辑，而且可以设计基于文档的工作流应用程序，以提高组织的效率。

　　微软统一沟通解决的重要性是集成，它带来了诸多方面的好处。例如，当远程工作者在Microsoft Office中审阅文档时，可以查看文档作者的状态可用性，并且可以直接从此应用程序中启动协作会话。IT管理员从Microsoft Windows Server活动目录 提供的单一登录中受益不浅，此登录方式跨所有应用程序验证用户身份，并且包含自动创建Microsoft Office Live Meeting帐户的能力。微软统一沟通的组件间集成性为许多组织带来的好处远超过各部分单独使用时所带来的好处之和。

策略和计划

　　远程办公是工作场所的一场重大变革。要取得成功，它需要雇主和员工自觉转变思想观念。虽然员工可能会幻想获得了无人监管的新的自由，但事实上，工作就是工作，不管在哪个地方工作都必须完成它。因此，员工和雇主之间需要达成一个约定。

　　真正的远程办公者必须能够让人相信可以完成工作。这包括保持全天工作（时间可以灵活掌握）和将在这些时间高效工作的纪律。员工应建立一个安静的工作空间（最好是专用的家庭办公室）并配置相应的设备。在员工的工作时间，家人不得打扰，就好像员工不在家一样。当员工去到公司的某处设施时，他或她应预计到自己可能不再拥有实际的工作空间，但他或她将享受到经过重新设计并且为手头任务优化的空间：小组交流、会议或随意的谈话。

　　雇主需要接受一点：即按目标进行管理不再是可选的计划，而是必不可少的，原因是员工的实际工作成效将淘汰打卡制。不过，状态技术可以帮助验证员工花了时间参加工作，而且保持合理的工作时间，以便其他员工可以找到他们交流工作。组织的文化必须支持远程办公，而且在组织的所有层次（包括高级管理层）中给予虚拟会议与实际会议程度相同的认同。我们采访的某些雇主在经理和知识工作者之间订立不 正式的协议。

　　不要将远程办公视为唯一的工作方式。面对面交流和实际会议对于建立关系和文化仍然非常重要。为此，支持远程办公的组织中的人力资源组必须作出特别的努力，以帮助时不时举行一些小组会议和活动，使工作者参与其中；考虑规定工作者在某些日子里必须到访某处设施；或者要求他们参加定期安排的虚拟会议（Web、音频和视频会议），以便让他们保持联系并感觉到是团体的一份子；另外，可能的话促进一些社会活动的开展。不管怎么说，使远程工作者参与到由组织文化提供的社会联系中（不管是在办公室中实际体验还是通过先进的技术虚拟地体验）是重要的一环，它可以使员工感到快乐和愿意参与活动，并能够在家庭办公和个人生活之间划清界线。