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1回顶部 今天，随着考勤卡、朝九晚五的上班时间和终身雇佣这些概念的淡化，这些看法正像古老的历史一样逐渐消失，原因是人们开始不断地转换工作环境，而且社会上对工作生活两不误的看法也发生了改变，从而改变了组织对待其员工的方式。实际上，适时出现的各种技术、环境和经济上的因素正掀起一场几乎完美的“风暴”，使推动组织加速采用远程办公的各种条件趋于成熟。 在本文中我们将讨论以下内容：哪些业务问题使远程办公对于今天的企业组织变得越来越有吸引力；远程办公如何融入组织的DNA和解决重大的问题；激活远程办公者所需的工具；以及从计划角度出发要考虑哪些实际的事情。我们还将讨论三个真实的情景示例，以研究远程办公型组织的未来境况。
21世纪的企业组织面对的业务问题密切关注商业和经济新闻的人都知道，过去30年左右的经济增长可归结于以下一些特殊因素：组织通过明智地采用技术持续不断地推动生产效率提高的能力；为知识工作者提供新的工具/供应链管理方法；以及人们耳熟能详的一个词：全球化。 各大经济体之间的联系日益密切，这向我们传达了一个清晰的信号：全球化就在我们身边。全世界都能感受到粮食短缺和油价不断上涨的影响，而金融市场受到的冲击尤为强烈。然而，并不只是股票市场和各国国民经济的关联性出现这种变化。现实情况是，企业组织以前所未有的程度全球化，而且团队可能分散在全球各地，这更有利于它们了解和服务当地市场，同时更能让组织在竞争中占据有利位置。外包和离岸外包这一系列方法的本意在于降低成本。但是，这些业务转移本身会导致其他事情——完全分散的工作团队广受赞赏认可，但现在需要它们几乎全天候地组队、搭档和协作。因此，团队不仅具有多种职能，还可能由多国籍、多种族和操多种语言的人员组成。 差旅、减少碳排放量和能源成本 世界自然基金会(WWF)英国分支机构委托进行的一项研究表明，在接受调查的英国公司中，有62%已经通过减少差旅次数降低其碳排放量，另有24%计划这样做，而且89%的公司打算在未来10年内减少商务飞行次数。这些公司中的大部分均打算利用会议技术来帮助减少商务飞行次数和提高生产效率，而且几乎所有这些公司都制定了减少碳排放量的计划。 同样，Harris Interactive为微软对“财富1000强”中的153位执行官作了一项调查，发现在接受调查的“财富1000强”组织中，大约有一半(53%)制定了减少员工出差次数的策略。另外有十分之三计划在未来12个月内实施此策略。与之相似，在被调查者中大约有一半(56%) 制定了减少碳排放量的策略。另有五分之二(23%) 计划在未来12个月内实施此类策略。在它们当中，有94%正使用或打算使用Web和视频会议，以配合其减少碳排放量的计划。 但是，差旅和减少碳排放量并不是独立的问题。员工分散在全球而且经常出差，因此，公司必须设法解决围绕以下几方面的后勤问题：如何为他们提供办公空间？如何为他们提供适当的技术？以及如何使他们能够很好地协同工作？为普通的知识工作者提供办公空间的费用估计每年高达10,000美元或更多，而为移动的员工再分配办公空间的费用据估计高达100,000美元。暴涨的能源成本只是此问题的一个原因，因为它最显而易见地影响到盈利能力。 在过去几年，企业组织仿佛接连发生了两件事：首先是加深了对全球变暖和有必要了解个人碳排放量的认识，其次是燃料和能源的成本急剧升高。这些成本每天都在攀升，预计不会恢复到以前的水平。因此，企业正面临着越来越大的控制这些成本的压力。我们采访的大多数公司不仅制定了远程办公计划，而且还通过技术和策略（例如旅馆式办公、组合办公室等等）设法提高生产效率和降低成本。 有些公司已经开始实施某种类型的“绿色”计划，或者知道以后将会需要这样做。视地区而定，一些设施管理/运营经理和IT经理正开始设法了解其组织的碳排放量，或者正设法控制碳排放量。即使是较小的企业也在与能源成本作斗争，它们向环境审核员、顾问、体系结构师和承包商寻求帮助，以帮助自己提高能源效率。
有些结果对社会的影响程度与特定的企业组织一样甚至更高： 减少运输服务需求和基础设施的投资/维护 有位人力资源顾问估计，因急事而请假导致企业每年每员工平均损失789美元的薪金。这意味着，仅仅雇佣了20名员工的雇主每年损失将近16,000美元，而员工数超过 2,000的大型雇主每年损失超过150万美元。而且，这些数字并未考虑到生产效率受损导致的成本，或需要付给收拾残局的其他员工的加班费。 社会、企业和工作者需求的融合，再加上支持技术的成熟可用，掀起了一场完美的远程办公“风暴”。这场完美的“风暴”正促使越来越多的组织正式采用远程办公计划，从而使远程办公融入组织的DNA。远程办公给我们一直讨论的各主要成分组带来的好处，以及它们如何与当今的支持技术汇合，创造出使远程办公成为主流概念的理想环境。 企业组织的最终结果 远程办公的影响在微观级别发生，虽然不一定能轻松地以渐进方式一点点跟踪这些影响，但总体结果影响深远地。一些远程办公型组织告诉我们，可以在组织的发展势头中看到此影响。具体来说，降低了成本；更快速地获得资源、作出决策、开发产品；员工充满热情、反应迅速和活力四射。 各个组织采用的策略互不相同。可用于实现远程办公的各种技术带来众多好处，其中之一就是可以根据企业组织、管理和工作者的要求定制这些技术，以满足不同的需求。下面一节介绍最佳的做法，并论述如何实现远程办公，重点说明必需的通信工具和策略，以真正使其成为一项成功、可衡量和有计划的工作。 2回顶部 实现远程办公 技术：在过去十年中，支持远程和/或分布式团队工作者的技术已取得了显著的进展。在上世纪90年代早期到中期，当时最现代化的在家工作体验由两条电话线（一条用于调制解调器拨号）和一台PC（用于收发电子邮件和运行生产力应用程序）组成，而如今，远程工作者能够使用他们在办公室中使用的几乎所有基于PC和服务器的工具，以及促进和帮助远程协作的新技术。 为了更好地了解需要些什么才能支持远程工作，18位受访者（其组织鼓励远程办公或实施了相关策略） 按优先次序列出了必需的技术，如下所示： 1. 安全高速的Internet 接入，供其访问组织的信息/关键应用程序使用。该要求分为三个方面：a) Internet 带宽，通常为电缆或更高端的DSL连接；b) 数据安全性，通过应用程序（例如Microsoft Exchange 2007）中的加密算法或VPN连接来实现； c) 使远程工作者透明地访问他们在办公室设备中使用的相同资源（如电子邮件、文件共享和工作流应用程序）的能力。
2. 业务电话，最好与组织的PBX有逻辑连接，以便它能够透明地作为工作者的办公室分机工作。我们发现业务电话并不是排在第一位的技术需求，这非常有趣；可能这是因为安全的数据连接无可替代，而业务电话可以在必要时由手机或住宅电话来替代吧。某些组织使用基于PC的VoIP软电话，这使它们可以借助Internet连接通过接入PC的耳机访问组织的电话系统。这样做有许多优点：a) 组织无需支付另一条电话线的费用；b) 通过应用程序（或者VPN连接）加密电话对话； c) 可以将PC软电话与其他基于PC的通信工具相集成。 3. Web会议访问，以便参加会议，与同事和组织外部的人员共同研究文档、演示文稿和其他可视的观点。在短短几年内，Web会议作为虚拟的等效形式进入到员工的办公室，让员工通过看着PC屏幕来参加会议，其有效性已得到证实，其附加的功能包括应用程序共享、白板、增强的管理工具、分发会议材料的能力、录制和播放会议的能力等等。 4. 即时沟通沟通访问，以便与团队和同事保持紧密联系。即时沟通已在广大用户中证明了其价值，它迅速获得商务用户的青睐，用于组建独立于地理位置的工作团队。状态（查看某人是否在线和空闲的能力）已成为人在办公室中开着办公室门的虚拟等效形式，而且已成为在远程工作时必不可少的工具。随着工作日适应全球经济的变化，状态也变得非常重要，当任意两个或更多的人均可能空闲时，状态是促成人们进行交互的工具。 列出的其余支持技术包括音频会议、文档库（例如Microsoft SharePoint服务器）访问和视频会议。Harris Interactive为微软公司对“财富1000强”的执行官进行了一项综合调查，在调查中列出视为非常重要的其他技术，其中包括语音邮件（其数量在以后可能会下降）和传真（在可预见的未来显然将继续是常用的商务工具）。 在考虑是否要使用这些技术，以支持远程办公者及分布式工作者或移动工作者时，安全性是一大主要顾虑。如果整个工作日都是在物理设施中度过的，那么必须能够轻松地监控安全性。但这真能办到吗？一个值得注意的反面现象是，随着Internet时代的降临，物理设施的安全性受到种种不良企图的挑战，例如在未经授权的情况下访问电子邮件、电话通话和服务器数据。 实际情况是，安全性的优劣取决于整个信息路径上部署的身份验证系统、防火墙和语音/数据加密。如果这些系统是在服务器级别上实施的，那么，远程工作将不会显著增加安全风险。VPN访问是一个可以用于加密语音和数据通信的方案，但也可以将加密技术集成到每个远程应用程序本身中（电子邮件、VoIP、Web 会议、IM/状态），这种备选方案更易于实施，而且效果显著，不会带来VPN连接的复杂性。 身份验证（确保登录到系统的人员身份真实）成为更大的问题，但可以使用多项功能减轻此风险。“单一登录”系统有助于确保在多种应用（包括在便携式PC上解除数据锁定）中进行统一的身份验证，且可以记录所有异常活动。现在可以买到廉价的生物特征识别设备，它们要求提供指纹才能登录系统。如果注意到某个同事有违常规地处于在线状态，只需一个简短的IM对话就能确定此人与其宣称的身份是否相符。 有必要为远程办公者选择并部署一组标准工具，这些工具的核心是配发给信息工作者的计算工具。工具的标准化将帮助团队形成自我支持的能力，减少对24*7支持的需求。当然，在需要时应能通过 即时沟通找到这些支持人员。 成功的远程办公计划会关注细节。它们不仅考虑标准的家庭办公部署套装，这其中至少应包含便携式计算机、提供所有必需应用程序的标准软件分发、电话或VoIP软电话，以及高速网络接入。能为信息工作者提供帮助的一切事项都在它们的考虑范围之内。其他有用的项目包括USB耳机和网络摄像头，在一些情况下还包括优质的USB扬声器电话。我们接触过的一个组织甚至还在部署套装中配发符合人体工程学设计的高质量办公椅。 Microsoft为远程办公提供的统一沟通解决方案Microsoft提供集成的软件产品和配套的会议服务，使分散在各地的团队、移动工作者和远程办公者能够在他们喜爱的环境中进行沟通和协作。此方案设计为一种集成的产品，旨在无缝地扩展可能已部署的Microsoft产品的功能，以及满足为了随时随地有效工作所需满足的独特需求。 安全的电子邮件访问 Microsoft Exchange Server 2007和Microsoft Outlook 2007提供端到端的加密访问（服务器到客户端），从而消除了支持和配置VPN的麻烦和费用。为了预防数据丢失，Exchange能在服务器上完整备份每个用户的电子邮件，并自动管理不同PC（办公计算机、便携式计算机、家用计算机等）之间的电子邮件同步。为了移动地读取电子邮件，Exchange包含Outlook Web Access，用于通过任何具有Web浏览器和Internet连接的PC安全地访问电子邮件。 商用质量的VoIP电话和集成的IM和状态 Microsoft Office Communication Server (OCS) 为远程工作者提供两个重要的功能。通过使用VoIP技术，OCS有效地取代和/或扩展了工作者的办公电话的功能——使用连接到PC的耳机和基于软件的电话应用程序。所有语音通信均经过加密，并通过在访问数据时所用的相同Internet连接来安全发送。电话的使用（包括拨打和接听电话）与在办公室中完全一样。OCS另外还提供了即时沟通和状态，这是远程工作者的生命线。状态普遍体现在Microsoft应用程序中，它指示工作者何时可以与同事协同工作；即时沟通不仅包括打字聊天，而且还可以升级为通过单击鼠标来添加语音和视频以及共享桌面。 Web及视频会议 Microsoft Office Live Meeting允许在个人或一大群人之间实时地与同事、客户和合作伙伴协同工作。设计了专用的功能，供演示材料、在白板上进行协作和编辑文档之用。通过使用Live Meeting和Microsoft Roundtable在会议室中与同事举行视频会议，使远程办公者可以360 度环视会议室中的所有人，从而为沟通和交流观点增添更丰富的背景。 团队工作区和文档库 Microsoft Office SharePoint Server管理组织的内容并允许团队进行协作。任何团队成员均可以安全地访问文档以进行远程编辑，而且可以设计基于文档的工作流应用程序，以提高组织的效率。 微软统一沟通解决的重要性是集成，它带来了诸多方面的好处。例如，当远程工作者在Microsoft Office中审阅文档时，可以查看文档作者的状态可用性，并且可以直接从此应用程序中启动协作会话。IT管理员从Microsoft Windows Server活动目录 提供的单一登录中受益不浅，此登录方式跨所有应用程序验证用户身份，并且包含自动创建Microsoft Office Live Meeting帐户的能力。微软统一沟通的组件间集成性为许多组织带来的好处远超过各部分单独使用时所带来的好处之和。 策略和计划 远程办公是工作场所的一场重大变革。要取得成功，它需要雇主和员工自觉转变思想观念。虽然员工可能会幻想获得了无人监管的新的自由，但事实上，工作就是工作，不管在哪个地方工作都必须完成它。因此，员工和雇主之间需要达成一个约定。 真正的远程办公者必须能够让人相信可以完成工作。这包括保持全天工作（时间可以灵活掌握）和将在这些时间高效工作的纪律。员工应建立一个安静的工作空间（最好是专用的家庭办公室）并配置相应的设备。在员工的工作时间，家人不得打扰，就好像员工不在家一样。当员工去到公司的某处设施时，他或她应预计到自己可能不再拥有实际的工作空间，但他或她将享受到经过重新设计并且为手头任务优化的空间：小组交流、会议或随意的谈话。 雇主需要接受一点：即按目标进行管理不再是可选的计划，而是必不可少的，原因是员工的实际工作成效将淘汰打卡制。不过，状态技术可以帮助验证员工花了时间参加工作，而且保持合理的工作时间，以便其他员工可以找到他们交流工作。组织的文化必须支持远程办公，而且在组织的所有层次（包括高级管理层）中给予虚拟会议与实际会议程度相同的认同。我们采访的某些雇主在经理和知识工作者之间订立不 正式的协议。 不要将远程办公视为唯一的工作方式。面对面交流和实际会议对于建立关系和文化仍然非常重要。为此，支持远程办公的组织中的人力资源组必须作出特别的努力，以帮助时不时举行一些小组会议和活动，使工作者参与其中；考虑规定工作者在某些日子里必须到访某处设施；或者要求他们参加定期安排的虚拟会议（Web、音频和视频会议），以便让他们保持联系并感觉到是团体的一份子；另外，可能的话促进一些社会活动的开展。不管怎么说，使远程工作者参与到由组织文化提供的社会联系中（不管是在办公室中实际体验还是通过先进的技术虚拟地体验）是重要的一环，它可以使员工感到快乐和愿意参与活动，并能够在家庭办公和个人生活之间划清界线。 3回顶部 远程办公型组织的未来 企业无疑对远程办公的好处满怀热情，而以下三个情景讨论了与如今和未来的远程办公相关的一些最吸引人的地方。每个情景均以当今一个真实的远程办公案例为基础，同时提供了附加的观点，说明远程办公未来在这些组织和类似组织中的可能发展情况。 情景一：将智力资源放在全球制造商需要它的地方 转变到全球制造需要的不只是外包的工厂和细心的供应链管理。在未来几年，全球制造将意味着更贴近 客户、市场、供应商，同时要继续不断关注生产效率，并在顺境与逆境下都要保持节简。 这就意味着充满活力的企业组织现在一刻都不能停下来，来通过全球性团队来开展互动——连接地理位置、时区、职能角色和文化规范。还意味着企业组织将面临着无缝地将其员工队伍“粘合在一起”的挑战——要凝聚员工队伍，方法并不是举行公司野餐聚会或召开销售会议，而是部署工具让员工之间无缝沟通。 普通制造商是面向流程的，因而可能会从流程的角度来看待实现远程办公所需的技术。因此，制造商设法将安全的信息访问与统一沟通和统一消息结合起来。我们采访的一家公司已开始计划将电话、语音邮件、电子邮件和形式更新的即时沟通结合起来。 此制造商已经混合部署一组来自不同制造商的工具，而且经常根据应用、内/外部用途和其他因素创建策略。它发现混合在一起的工具极其复杂并且难以管理。此公司寻求一个紧密集成的平台，并希望为全球各地的用户提供一致的体验，最终它在2007年部署了Live Meeting 2005作为其标准。 现在，它已升级到Microsoft Office Communication Server 2007平台，从而为其众多分布式员工提供Office Communicator这种客户端，可以通过Live Meeting进行（并提升到下一个沟通层次）各种类型的对话：文本、聊天、语音、视频或数据。员工将根据具体情况改变沟通模式，同时也将消息传送集成到Exchange Server 2007中。下一阶段计划通过Outlook将电子邮件与语音邮箱结合为一个统一的视图。 此公司在全球各地有大约一万名员工，但只有约一半的组织机构位于其总部，即中西部一个非常具有乡村气息的州。此公司并不用向总部增加人手，而是使用其已经很可靠的远程办公策略，通过采用灵活激励的聘用方法有效地推动业务增长：只要员工对公司确实有价值，而且能够负责任地管理工作，那么，他们可以在自己喜欢的任何地方工作和生活。当此公司需要在加利福尼亚州聘用一名副总裁或“超级明星”职员时，它会聘用所需要的人，而不管此人在何处。 情景二：医疗保健服务公司采用远程办公方式留住员工 医疗保健福利行业竞争激烈、变化快速，它需要的可伸缩性和灵活性远远超过其他许多行业。从实际福利的管理（依据哪些计划和针对哪些病人支付哪些处方的费用）到记录管理（跟踪海量的数据），再到服务的销售和营销，典型的医疗保健福利公司发现自己以110% 的能力运营，而且不断承受重压，不仅要推出新的产品和服务，还要保持与其他公司竞争力。 有一家像这样的公司（通过收购以往多家公司组建而成）引发了一个管理难题：它有30间非常分散的办公室，而且总部位于中西部的两个重要城市，由方圆2,000英里的牧场、养猪场、森林和田地分隔开。此公司有工程和IT 团队（负责维护后台系统、终端和两者之间的任何设备），使用统一沟通和SharePoint来开发服务。 此公司的大型销售团队使用统一沟通来销售产品、定期使用Live Meeting与潜在客户和现有客户举行会议，而且其HR人员也使用它进行面试。所有人在2008年已迁移到Office Communicator。就连高级执行官也厌烦了在两个重要的总部城市之间往返，因此也使用统一沟通定期召开员工会议。而且，所有人都使用统一沟通与新客户或现有客户（本身通常是大型企业和政府机构）打交道。保证与客户知识传递和合作需求不间断的。 即时沟通是此公司的“粘合剂”，而且此公司从一个小型的内建式IM客户端/服务器配置开始，之后升级到Office Communicator，而此工具闪电般延伸到整个公司中。由于此公司还使用所有其他Office产品，顺理成章地引入了Communicator，引导公司取得成功。 此医疗保健服务公司拥有由16,000 名员工组成的强大队伍，其中10,000人高度分散，并且符合远程办公的要求，其中IT和销售人员最符合在家工作或在路上工作。此公司组合使用VPN和IP软电话(VoIP)，因此可以在家里和办公室设置分机。而且，此公司正逐渐转变为将呼叫中心座席移到员工家中。目标是：降低成本和削减人员，同时切实获得时间安排的灵活性。 此公司认识到其员工的价值。员工感到满意是推动远程办公的最大动力之一，而且此公司明白流失员工然后培训新员工的代价非常大。它的目标是尽可能灵活地留住贡献巨大的优秀员工。 情景三：包装货品、减小办公空间、向员工放权 一家全球化的包装食品制造商在世界各地有35,000名员工和200处运营地点，还有一支高度移动性的知识工作者团队。大约有16,000名员工从事制造业务，每天必须在现场工作，因此，剩下大约19,000名员工符合远程办公的条件。 远程办公基于业务单位的行为，而此公司将很多情况交由各业务单位处理。并不存在一种全能的方法，因此策略的大部分均由“产品线经理自行决定”。这就为一些机会主义者创造了条件，此公司于是趁机推行新的策略。例如，在英国的一个地点，办公室搬迁了地方，此公司于是趁机实施一种更灵活的远程办公方式。员工获准一周最多可以远程办公3天，这是根据办公室的容纳能力决定的。办公室搬迁的结果是，将实际办公桌数量从400张减到164张。此外，在这164张办公桌中有35张是公用的。 此公司的员工全方位使用统一沟通：音/视频会议、即时沟通、统一消息、Web会议和VoIP，具体取决于环境需求。此公司在PC上提供VPN客户端、提供宽带连接，而且正为1,000 名驻欧洲的员工试用3G卡。此公司根据哪些工具最有效和最适合何种员工类型来确定员工概况。工具不是根据状态提供的，而是根据员工角色和需求提供的。所有在家的远程办公者都要接受正式的风险评估，以确保在家工作者的环境满足特定的公司要求。 结束语 经济条件、业务优先和技术进步的综合发力，正加速促使远程办公成为主流工作方式。实现远程办公需要一组核心技术，包括高速Internet 接入、安全应用访问（含电子邮件和团队工作区）、即时沟通(IM) 和VoIP或业务电话（最好能连接到组织的PBX）、访问Web 会议，以及多媒体工具（如视频会议）。正确实现的远程办公可以融入组织的DNA，并以许多积极的方式改变该DNA，从而改善盈利状况、提高工作效率、更好地兼顾工作和生活，以及提高员工队伍的稳定性。 |
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2009-06-22 09:45
出处：PConline原创
责任编辑：heyaorong
