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超过28年多的历史，每年生产近1000万件金银珠宝首饰，拥有金至尊3D-GOLD、银河明星 La Milky Way等知名品牌，香港最大的金银珠宝首饰制造商之一，超过4000多名员工，已经在内地30多个城市开设了近300家金至尊及银河明星专营店，如此等等，都是香港恒丰珠宝首饰有限公司傲人的资本。 但是，这样一个品牌店在前两年也不可避免地遭遇到了连锁经营的老问题——沟通及分销管理难题。点击科技GKE与用友致远A8的系统协同应用，为其化解了这道难题。 沟通管理难 品牌店遭遇“老问题” 以往，恒丰各分店每天都会有大量的传真、电话、E-mail传到公司总部。特别是分店与总部营运部门之间，相互每天都有大量账务、报告等文档需要及时传递，沟通内容涉及到：调换货、业务咨询、型号统计等，不仅信息量大、种类多，又要求及时反馈。 总部面对这么多专卖店，文件分发的工作量可想而知。如果涉及到某型号需要调价，或者销售政策有变，以及各种假期促销方案等等，都要一一分发、通知各专卖店。尤其是黄金周假期期间，各种业务激增，相关人员只能疲于应付。 显然，如果单纯依靠传统的电话、传真、E-mail等进行沟通和管理，不但工作效率低、成本高，而且容易混乱出错。也就是说，传统的办公方式已经很难适应恒丰珠宝的业务发展与管理需求。 为此，恒丰珠宝采用了点击科技即时通讯平台GKE和用友致远的A8协同管理系统，并由两家公司将两个系统整合成统一的协同办公与管理平台。 即时沟通 让“天涯若比邻” “由于提供了各种即时通讯手段，群组协作区，以及多人文字、语音、视频等网络会议功能，GKE为我们创造了‘天涯若比邻’一样的办公氛围。现在全国各地销售渠道实现了信息的及时交互，无论是销售数据、还是物流调配、甚至产品设计的思路，都能通过GKE进行便捷地沟通，”恒丰金至尊深圳总部网络部主管曹勇敢认可地表示。 利用GKE在线及离线快速文件传输功能，或者协作区中文件库、论坛功等实时协作与共享功能，总部与分店之间的文档传输变得简便而快捷，文档管理也变得更加灵活而轻松。 记者到恒丰在北京复兴门百盛的金至尊专卖店实地观看他们协同应用的情况，看到店长正熟练地操作GKE，边与总部营运部门相关人员就销售情况、顾客需求、反映等进行视频对话，边将该专卖店当天的销售数量、库存型号及数量等相关报表很快地上传到总部，期间还时不时地用GKE的文字聊天功能与其他分店的店长进行沟通。 该专卖店店长说“过去，公司对某型号珠宝首饰紧急调价或销售政策有变时，总是先一一发传真，然后再一一电话催办。现在，只要将相关文件放到相关协作区中，再在协作区中发个简短通知，全国几百家分店几乎同时收到。遇到紧急情况还可通过GKE给各专卖店店长的手机群发短信进行通知。比过去方便、快捷多了，沟通效率也大大提高了！” 如果遇到紧急事务需要召集各分店经理讨论，会务人员不用再像以前那样，加班加点地联系场地、电话通知各分店、确认参会人员等，可以直接用GKE的多人对话，或者在协作区中直接邀请各分店店长进行讨论，还可利用GKE的视频会议系统进行在线视频会议。不用打电话，不用发送E-Mail，不用来回出差奔波，既节省了时间和会务成本，又提高了工作效率。 “GKE语音通话质量非常高，用起来也非常方便。我们给各专卖店都配备了专业的USB手柄电话，通过GKE免费的语音通讯，就像使用普通座机一样通话十分方便，而且大大降低了各专卖店的长途电话费用。需要的时候，还可以随时召集各专卖店店长进行多人网络语音或视频会议。不仅沟通效率大大提高，而且通讯费用一年可节约超过10万元以上。”曹勇敢说。 通过GKE，恒丰公司领导层还能够随时了解员工的工作进度，听取人员汇报，安排工作日程等，员工之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论，拉近了各专卖店与公司总部以及各店之间的“距离”，从而为恒丰提供了一个高度互动、个性化，并且所有人都像在一个大办公室中一样的工作环境。 协同应用 实时掌握业务进展 通过点击科技与用友致远双方的紧密合作，GKE与A8协同管理系统在恒丰的应用中首度进行了整合，实现了系统单点登录、组织机构和人员信息及数据同步、基于事件驱动的业务处理全程消息提醒和回调等诸多协同应用功能。 对于GKE与A8系统整合的协同应用效果，恒丰老总William表示满意。原来每天都要占用大量时间来集中处理各种审批手续、业务报表等，现在使用该系统，A8流程及各业务模块中有任何待办或需要处理的事宜，都会通过GKE的消息提醒系统自动弹出提醒消息，此时不用像原来那样一一打开业务系统中的各个模块和业务界面，而只需轻轻点击一下消息中的链接，就可直接进入A8的相关业务模块进行待办业务的处理。这样，William可以随时处理这些事情，无需再像以前那样需要时时查看业务系统是否有待办事宜，也不会再有待办事宜延误和漏办现象的发生，大大提高了业务处理的实时性和效率。为此，William还希望这两个系统在后续的升级中能有更紧密的整合，以便能让自己节约更多的时间来陪伴家人。 GKE与A8的整合，也给信息部的小杨带来了实实在在的好处。由于实现了数据同步，小杨只需维护A8中的相关数据，GKE就会同时收到。同时，由于实现了单点登录，只需登录GKE系统就会自动启动A8，而不需像以前那样，每个业务系统都要一一登录，领导和同事们再也没谁向他抱怨系统复杂繁琐了。“如果其他业务系统都能和GKE整合起来，就太好了！”小杨说。 |
