群晖瞄上了协同办公市场,Synology Chat价值几何?

2016-10-28 14:04 出处:PConline原创 作者:佚名 责任编辑:hutingting

  时隔一年,群晖在陆续推出或升级SpreadSheet、MailPlus等办公应用套件之后,再一次将目光瞄上了协同办公市场,在2016年9月25日举行的群晖全球发布会中国站上,群晖带来了全新的协同办公套件——Synology Chat,这样一个以团队沟通、协同办公为核心的套件,到底价值几何?又如何提高团队沟通与协作的效率?那就跟着小编,一起来体验一下吧!

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  Synology2017全球发布会中国站

  2017年Synology全球发布会,依然带来很多惊喜,不仅推出了诸如RT2600ac、FS3017等全新硬件产品,也给我们集中展示了Chat、Office、Cloud Station等协同套件与家庭娱乐套件的全新优化。要说今年的发布会有什么不同,小编觉得,就是群晖在生产力,即协同办公领域做出的重大革新,革新的重点就是此次推出的Synology Chat套件。

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  小编有幸受邀参与了此次会议,从群晖科技负责人的演示中,相较于微信、QQ等企业中常用的沟通工具,小编更愿意将Synology Chat称为一款专为企业而生的团队沟通工具,简而言之,就是弱化了聊天、娱乐等沟通附属功能,强化了协同、云端等团队协作功能,这是群晖推出的一款针对团队协作的全新应用套件。

  我们可以假设这样一个项目场景,Chat相当于将协同办公基于云端,就好像一个团队在运作一个项目时,需要集中的头脑风暴,需要闲聊的茶水休闲时间,也需要根据不同任务、职责的专案讨论与分组沟通(如讨论执行、预算或者上层的合同制定等),想象一下无数个微信群闪动,或者无数个QQ群,看上去非常忙碌的工作往往将时间浪费在无意义的聊天上。

  效率不是忙于应付和聊天,效率的核心在于分工明确、协作高效的同时,也不能让人疲于应付,而这正是Chat不同的地方。

  简单来说,群晖此次推出的Synology Chat套件正是针对团队协作所开发的沟通互动与即时通讯工具。

  ● 可以很有趣,就好像团队闲暇时的茶水间闲聊吐槽;

  ● 可以很有效率,不同的会话、不同的频道再加上重点内容的标签与提醒,同时,信息加密和整合信息来源让每一次“CHAT”都能够让团队效率成倍提升。

  ● 也可以很有弹性,群晖NAS的架构让团队不用局限在同样的办公地点与格子间,创意和想法、标准和要求全部都在 Chat 上,也全部都在云端上。

  聊了很多群晖的Chat,耳听为虚,眼见为实。那么,就让我们来看一下,从使用、到具体的场景应用,Synology Chat的不同点在哪里?

  首先,你只需要在熟悉的群晖DSM套件中心,找到并安装Chat

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  然后,就可以进入Chat,先来看一下整体的界面

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  和MailPlus一样,如果用PC打开的话,Chat是一个基于网页端的聊天工具,团队中的每一个成员不需要单独下载客户端,只要拥有同一台NAS的帐号即可使用。此举一方面保证了工作的私密性(避免陌生人随意加入,仅管理员授权的帐号方可加入Chat),也降低了团队成员使用Chat的学习成本(管理员可以设置或邀请参与讨论的成员与帐号,团队成员仅需登陆Chat即可参与)。

  了解了最基本的安装与界面之后,我们来看一下Chat的几个特色功能:

  ● 开设群组讨论模式,让每一个团队成员各司其职

  哪怕是一个再普通的项目,都可能包括前期招投标、合同及预算的制定、执行过程中的细节讨论,乃至对于客户的吐槽或者抱怨等等。而不同的团队成员可能根本不需要参与每一个群组,因此,Synology Chat的群组讨论可以让你根据项目的性质,快速简单的开设不同的讨论群组,并邀请相关人员加入。

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  当然,对于某些保密级别较高,或不方便让所有团队成员知悉的内容,你还可以将频道类型设置为专用频道,并安排指定人员加入。对于未获邀请的成员,将不会在Chat页面中看到该群组,如下图所示:

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  在建立完群组之后,相当于“净化”了讨论范围,比如下面两幅画风完全不一样的聊天内容:

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  而想要更高级别的保密性,还能将对话设置加密,多一层的安全级别带来的不仅仅是多一份的信息安全,也让整个Chat的氛围更有序和高效。

  ● 标签和书签,让每一项任务都井井有条

  这是群晖针对团队协作所定制的一个小功能,你可以在每个人的讨论内容旁,单击“#”添加主题标签,通过搜索就可以找到相应的主题内容,对于讨论热烈或工作事项繁杂的项目,“主题标签”能够更快速的将工作分门别类,避免各类信息遗忘导致的项目损失。

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  同时,在Synology Chat还设置了常用的提醒与书签功能,和微信类似,你可以通过@来找到相应的人或者直接通知所有人。而通过对对话内容进行添加“书签”,便可对重要信息进行标注,起到收藏作用,同时点击对话框右上角的书签按钮就能显示所有的添加书签的内容。

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  ● 分享与协同,不再是各自为战

  当然,Synology Chat不是一个只能够聊天的工具,在团队协作过程中,免不了要分享各类文件,这并无法难倒Chat,通过在撰写信息框内的上传文件按钮以及拖拽文件至对话框内都能上传文件,同时所有上传的文件都能在对话框右上角的文件内查找。

  Chat还有一个智能的搜索功能,无论是书签、主题标签、分享的文件乃至聊天的内容都可以很快速的进行查询。同时还能根据对话的日期、分享文件的类型、发送链接的页面关键词以及对话成员的名称进行筛选,不怕重要信息淹没在密密麻麻的对话内容里。

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  而当团队脑力风暴停滞不前,或者需要每天浏览大量工作网站时。通过在Chat中配置传入和发出的webhook,就能整合外部资源,可将一些工作所需的网站或者具有创意的信息通过整合设置张贴得到Chat,同时,通过设置发出的webhook的触发词,这些触发词将向外部URL发送相关数据。工作聊天不再是禁锢思维的恶性循环。

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  同样基于移动办公的最新趋势,Synology Chat移动端App也已经在安卓与iOS应用市场上线,界面依然是群晖一贯的简洁、扁平化的风格。

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  在这里,小编需要指出的是,相对于微信、QQ之类将文件上传至云端的高风险,在Synology Chat中分享的文件将存储于NAS,这也相当于建立了一个项目内部的私有云,安全性也得到了很好的保证。同时,小编只是将Synology Chat的一些核心亮点作了展示,配合MailPlus,Office、Calendar等群晖应用套件以及NAS本身安全、高效的特点,这本身就是一个基于NAS的生产力工具组合。

  协同办公、云端协作,将是未来商业世界的主流,如何让团队每一个成员发挥创造力,提高工作效率是所有协同办公软件追求的目标,或许这就是群晖的野心

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